Peserta “Sulit”: Siapa Takut??

Ketika mengikuti diklat atau sedang mengajar, pernahkan Anda menemui seorang peserta yang bisa dikategorikan sebagai peserta “sulit”? Sulit di sini berarti perilaku peserta dapat mengganggu proses belajar di kelas atau si pengajar sendiri, contohnya ia tidak memperhatikan pengajarnya, asyik mengobrol sendiri dengan peserta lainnya, sibuk main HP atau BBM-an sendiri, selalu memelototi jam, keluar-masuk ruang kelas, mengantuk (bahkan tidur di kelas), melontarkan pertanyaan yang bersifat menguji pengajar, berkonfrontasi atau mendebat pengajarnya.

Menurut Anthony Dio Martin, sebelum Anda menjudge seorang itu peserta sulit atau tidak, seorang pengajar harus memiliki “kesadaran sebagai trainer”, dengan menanyakan diri sendiri apakah yang bermasalah itu para peserta ataukah diri Anda sendiri yang telah menciptakan peserta-peserta sulit di kelas Anda? Artinya seorang pengajar jangan cepat menyimpulkan dan melabel peserta sebagai peserta sulit, bandel, dan lain sebagainya, karena masalahnya bisa jadi yang sulit bukan pesertanya tetapi Anda sendiri yang menciptakan masalah!

Anthony Dio Martin membagi 3 kemungkinan faktor penyebab peserta menjadi sulit: (1) karena alasan emosional, (2) karena aspek dalam pikiran peserta; (3) karena alasan situasional. Faktor pertama karena si peserta sedang memiliki permasalahan emosional yang tengah dihadapi (misalnya masalah di rumah tangganya, masalah dengan pacar, dll), peserta memiliki kebutuhan emosional yang belum terpenuhi di kelas (misalnya ingin dipuji, dihormati, diakui kompetensinya, dll), peserta memiliki emosi yang negatif dengan pengajar (misalnya pernah punya masalah pribadi dengan pengajar), atau karena peserta dalam situasi emosi yang tidak nyaman (misalnya karena sedang haid, sedang sedih, lagi ngambek, be-te,   dll)

Faktor kedua dikarenakan berbagai aspek dalam isi pikiran dia. Biasanya dikarenakan peserta sudah tahu tentang topik yang sedang diajarkan, si peserta meragukan kemampuan pengajarnya, atau bisa jadi dia sama sekali tidak membutuhkan training yang sedang diberikan!

Dan faktor ketiga disebabkan oleh alasan-alasan situasional. Contohnya, peserta dipaksa mengikuti diklat oleh atasan maupun instansinya, peserta yang terpaksa semalaman “begadang” sehingga sulit konsentrasi esok paginya, peserta yang merasa tersiksa atau jengkel dengan kondisi diklat yang tidak menyenangkan (misalnya mati lampu sehingga ruang kelas kurang terang atau kurang dingin, makanan dari katering terlambat datang atau kurang enak, dll).

Selanjutnya perlu kita ketahui jenis-jenis perilaku sulit dalam kelas. Diane Diresta memberikan beberapa kategori difficult personalities yang bisa kita temui di kelas. Mari kita simak satu per satu:

(1)   Eager-Beaver

adalah peserta yang selalu jadi yang pertama untuk berpartisipasi dan selalu mau berperan. Peserta seperti ini terkadang menyulitkan peserta yang lain untuk ikut merespons.

(2)   Negative

adalah peserta sangat resisten dan selalu negatif terhadap pengajar maupun apa yang diajarkan, terlihat seperti tidak mau ikut diklat saja.

(3)   Complainer/Whiner

adalah peserta yang mencari-cari kesalahan, suka mengeluh tetapi tidak memberi solusi. Mereka tidak  negative terhadap mata pelajaran, tetapi sangat suka komplain. Suka memberikan jawaban “Setuju/Iya saya sependapat, tetapi…”.

(4)   Expert

adalah mereka yang suka menchallenge kewenangan pengajar dan suka berdebat dengan peserta lainnya. Kemungkinan terbesar dikarenakan dia sudah memiliki expertise dan ingin diakui keahliannya.

(5)   Rambler

adalah orang yang suka melantur ke mana-mana. Jika diberi kesempatan bicara atau bertanya, akan ngalor-ngidul ucapannya.

(6)   Poor Loser

adalah orang yang tidak akan mau mengakui kesalahannya dan tidak memiliki ego strength.

(7)   Dominator

adalah seseorang yang selalu ingin menguasai dan mengontrol. Dia mungkin bukan ahlinya, tetapi bisa menjadi ancaman kelompok dengan cara memonopoli percakapan atau aktivitas.

(8)   Side conversations

adalah dua orang atau lebih yang melakukan percakapan sendiri selama pengajar melakukan presentasi.

(9)   Hecklers

adalah peserta yang tidak mau berpartisipasi sama sekali atau menolak mengikuti instruksi pengajar.

Jika demikian, bagaimana sebaiknya seorang pengajar bertindak atau merespons peserta sulit seperti di atas? Diane DiResta menganjurkan suatu teknik yang disebut dengan 3D: Depersonalize, Detach, Defuse. Langkah pertama yaitu depersonalisasi. Artinya jika ada perilaku peserta yang menyulitkan pengajar, jangan anggap itu merupakan serangan atas pribadi pengajar. Setiap peserta datang ke suatu diklat dengan paket emosionalnya masing-masing. Seseorang bisa saja keluar meninggalkan ruang diklat hanya karena pengajarnya memakai pakaian serba putih, karena dia kebetulan takut dokter. Tindakan peserta itu tidak berhubungan dengan kemampuan atau bakat sang pengajar. Pelajarannya? Jika Anda bertemu dengan audience yang kritis, sulit atau ganas, pertama kali harus dilakukan adalah jangan diambil hati.

Langkah kedua adalah detach atau pembebasan. Artinya, lepaskan ego Anda. Jika Anda meladeni mereka satu satu, terutama peserta yang biang kerok, maka Anda telah menciptakan sebuah dinamika kompetitif. Jangan biarkan emosi Anda lepas kontrol. Ajukan berbagai pertanyaan dalam hati Anda yang bisa menghasilkan pengertian dan pemahaman, serta janganlah bersikap defensif.

Langkah ketiga adalah defuse atau peleburan. Hilangkan energi negatif. Salah cara terbaik adalah humor. Jika Anda merasa tertekan, energi negatif akan meningkat. Ambil pendekatan yang ringan, mudah dan menyenangkan.

DiResta secara rinci juga menjelaskan strategi untuk menghadapi tipe-tipe difficult personalities. Untuk si Eager Beaver – jangan pernah menjatuhkan semangat orang ini.  Hargai partisipasi dan kontribusinya, tapi dorong orang lain untuk ikut berpartisipasi pula.
Untuk sang Expert – akui kepakarannya tanpa menjadi defensif. Minta mereka menyampaikan pendapat dan pandangan pakarnya, setelah itu beri kesempatan yang lain untuk berperan pula.
Untuk Rambler – si tukang cerita, potong bicaranya, intisarikan komentarnya, dan minta orang lain memberikan pendapat. Jangan biarkan orang ini menjadi pembicara pengganti Anda.
Kepada Poor Loser – Anda jangan sudutkan mereka. Ciptakan “sepakat untuk tidak sepakat” sehingga mereka tidak kehilangan muka. Untuk sang
Dominator – jangan biarkan mereka melakukan kudeta dan mengambil alih peran fasilitator. Gunakan humor, contohnya saat meminta respon, Anda bisa bergurau dengan mengatakan, “Ayo! Siapa saja asal bukan Pak Heru…” Jika ini tidak berhasil, saat rehat ajak bicara orang itu secara personal. Untuk Side Conversators – perlu dilihat dulu situasinya. Jika audience besar dan ruangan luas, abaikan saja. Tapi dalam kelompok kecil, langsung lakukan kontak mata dengan tukang ngobrol ini (pandangi mereka) dan berhentilah bicara sampai mereka menyadarinya. Anda bisa mengkonfrontasi mereka secara langsung dan meminta mereka untuk berhenti bicara selama sesi Anda. Atau, cobalah teknik berjalan. Berjalanlah ke arah mereka, berdiri di depan mereka dan sambil terus berbicara. Mereka akan menangkap maksud Anda.
Untuk si Negative – cari tahu latar belakangnya. Tawarkan untuk berdamai, atau tawarkan untuk berdiskusi setelah sesi. Untuk menghadapi si Complainer/Whiner – jangan terjebak pada permainan mereka. Tetaplah fokus pada materi dan terus menerangkan.
Untuk sang Hecklers – cobalah untuk mengabaikan pengacau ini. Jika mereka tidak mendapatkan respon dari Anda, mereka mungkin akan menyerah. Jika menanggapi dia,  cara ini hanya akan mengundang mereka kembali lagi untuk mengacaukan Anda. Berjalanlah ke arah mereka, letakkan tangan Anda di pundak mereka dan terus bicara. Jangan menunjukkan sikap menyerang atau meletakkan sesuatu selain tangan Anda. Atau, mintalah mereka memperkenalkan dirinya atau menyebutkan namanya – mereka biasanya lebih memilih menjadi no name, tidak mau dikenali identitasnya.

Selain tips di atas, Anthony Dio Martin juga memberikan 7 teknik dalam menghadapi peserta sulit di kelas.

  1. Tehnik Balooning

Artinya memberi kesempatan bagi peserta yang dalam emosi tidak menyenangkan untuk mengeluarkan emosi negatifnya, seperti balon yang dibiarkan melepaskan gas-nya. Setelah tuntas dikeluarkan, hargai orang tersebut tanpa bersikap defensif atau merasa diri paling benar, kemudian berikan solusi yang memungkinkan. Jika pengajar sudah mendapat pandangan yang lengkap dari orang tersebut, maka bisa disintesakan dengan materi yang diajarkan. Tapi jika berbeda sama sekali, akuilah sebagai materi yang akan dipelajari lagi oleh pengajar.

2. Teknik Blending

Teknik ini ditujukan bagi peserta dengan opini dan ide yang berbeda dengan pengajar. Maka apresiasi dulu si peserta, berikan argumen Anda, baru setelah itu diarahkan. Misalnya ada peserta yang tidak setuju jika e-learning lebih baik daripada pengajaran langsung di kelas, padahal Anda sedang mengajarkan soal pendekatan klasikal dalam pengajaran. Maka terapkan cara blending: “Saya mengerti dan setuju bahwa dalam beberapa hal e-learning memiliki kelebihan (hargai). Bahkan e-learning bisa memberikan kesempatan bagi siswa untuk menjadi independent learner karena bisa mengakses materi 24 jam penuh (dukung). Tetapi jangan dipungkiri pula ada beberapa kelebihan dari pengajaran klasikal di kelas, karena peserta bisa langsung berinteraksi dengan pengajar dan peserta lainnya sehingga tercipta dinamika dan mengasah ketrampilan berkomunikasi dan bekerja sama mereka (mengarahkan).

3. Teknik Pygmalion

Teknik ini berkaitan dengan keinginan setiap orang untuk mendapatkan label dan predikat yang baik serta persepsi yang positif. Telah dibuktikan dengan suatu ekperimen bahwa ada hubungan antara persepsi yang dimiliki seseorang dengan performa yang dilakukannya. Pengajar harus bisa membangun motivasi peserta serta membuat mereka memiliki keyakinan bahwa mereka memiliki kemampuan yang luar biasa untuk mengikuti diklat dengan baik.

Sbagai bentuk aplikasinya, misalnya Anda memberikan training untuk mengenalkan suatu sistem kerja yang baru, lalu ada salah satu peserta senior yang Anda tahu sangat menentang sistem baru tersebut. Dengan teknik Pygmalion, Anda mengajaknya untuk terlibat: “Saya mengenal Anda, Pak Budi, sebagai seorang senior dengan pemikiran yang kritis, tajam tapi terbuka terhadap suatu sistem baru yang masuk akal (usahakan Anda memuji setulus mungkin). Saya akan coba terangkan, kita boleh mendiskusikan sistem ini dan mudah-mudahan ada wawasan baru yang Pak Budi peroleh, sebagai salah satu senior yang pasti menginginkan terciptanya sistem yang lebih baik di unit Anda.”

4. Teknik Backtracking

Peserta diklat ada yang suka mengambil alih pembicaraan dan membahas hal-hal di luar bahasan pelatihan yang diberikan. Maka pengajar perlu mengembalikan ke jalur pembicaraan. Misalnya, “Bahasan Anda memang menarik, tapi tampaknya sedikit keluar dari topik kita hari ini. Saya ingin mengembalikan pembahasan kita ke topik bahasan utama kita hari ini yaitu….”

5. Teknik Positive Thinking

Peserta sulit perlu dipahami dan disikapi secara postif. Mencoba berpikir negatif hanya akan membuat pengajar bersikap defensif atau jadi antipati dengan peserta diklatnya. Misalnya jika ada peserta yang tertidur di kelas, jangan dianggap dia meremehkan pengajar atau menganggap dia bosan dengan materi Anda. Cobalah beri kesempatan padanya untuk mencuci muka, atau berikan energizer di kelas, karena bisa jadi peserta kekenyangan setelah makan siang atau bisa jadi memang kelelahan karena harus begadang semalam. Tentu Anda akan mencoba berempati dengan kondisi peserta tersebut jika berpikiran positif.

6. Teknik Informal Approach

Terkadang gencatan senjata tidak mempan di dalam kelas. Maka saat break atau rehat bisa menjadi peluang baik bagi pengajar untuk berdialog dengan para peserta sulit. Salah satu sebab yang membuat teknik ini efektif adalah karena saat rehat orang lebih relaks dan kurang defensif egonya. Ada satu pengalaman seorang WI yang diabaikan seorang peserta, sering mengobrol sendiri dan tidak mau kerja sama. Saat rehat sang WI dengan ramah mengajak ngobrol dan akhirnya ketahuan mereka berasal dari kota yang sama. Jadilah mereka terlibat pembicaraan dengan bahasa daerah asal mereka. Ajaibnya sekali pengaruhnya, saat di kelas peserta tersebut jadi antusias dan dengan tenang mulai mengikuti pelatihan. Itulah salah satu wujud dari kekuatan pendekatan informal.

7. Teknik Assertive

Ini adalah langkah terakhir ketika berbagai tehnik di atas ternyata tidak berhasil. Teknik ini mengajarkan kepada kita untuk jujur dan mengungkapkan apa yang kita rasakan sebagai pengajar kepada peserta sulit tersebut.

Ada kasus trainer yang mengajarkan hipnosis selalu menghadapi kritik dan sanggahan dari seorang peserta yang sejak awal menganggap hipnosis adalah bagian dari pekerjaan setan. Berbagai cara sudah sudah dilakukan trainer tersebut untuk menjelaskan metode hipnosis, tapi peserta tersebut tetap tidak mau menerima. Akhirnya, untuk kesekian kalinya ia mendebat si trainer, dengan ramah trainer tersebut menjawab: “Saya perlu berikan catatan kepada peserta yang hingga saat ini masih punya dilema dengan masalah keimanan dengan teknik hipnosis ini. Kalau Anda mengalami kesulitan menerima ini dalam konteks keimanan Anda, saya persilakan untuk tidak melanjutkan sesi berikutnya karena selain tidak akan baik untuk diri Anda yang terus-menerus tersiksa, juga tidak fair bagi peserta lain yang tertarik untuk sungguh-sungguh mau belajar”. Akhirnya, peserta tersebut memutuskan untuk tetap mengikuti hingga akhir, dan mendapatkan pemahaman baru mengenai teknik hipnosis yang diajarkan. Yang jelas untuk teknik asertif ini, bersikaplah jujur pada peserta sulit dan buatlah peserta sadar bahwa perilaku mereka mengganggu kelas, sehingga mereka bisa membuat keputusan untuk tetap ikut atau tidak.

Setelah mendapat gambaran beberapa strategi di atas, apakah kita bisa mengaplikasikannya dalam pelatihan kita? Menurut pandangan penulis, saat seorang pengajar berurusan dengan peserta sulit, perlu disadari bahwa perilaku yang mengganggu adalah cerminan dari kebutuhan yang tak terpenuhi. Karena itu penulis lebih cenderung untuk berinstropeksi diri terlebih dahulu dan cari tahu alasan mengapa ada partisipan yang begitu menyulitkan pengajarnya, karena penyebabnya bisa jadi faktor-faktor di luar si pengganggu tersebut. Yang jelas tehnik-tehnik seperti disebutkan di atas bisa saja dipraktekkan dalam kelas, tapi ada satu hal yang menurut penulis paling utama selain strategi tersebut, yaitu kesiapan mental pengajar. Ini bisa dimiliki dengan pengajar sudah melakukan persiapan materi dan pemahaman yang memadai. Pengajar tidak akan memiliki kesiapan mental jika memiliki pemahaman terbatas dan persiapan materi yang kurang. Dengan kesiapan mental, pengajar bisa mengaplikasikan atau bahkan mungkin bisa mengkombinasikan berbagai tehnik untuk mengatasi peserta yang sulit tersebut, berimprovisasi pun bisa karena mengajar bagi penulis juga merupakan seni. Selain itu juga sikap dan pembawaan kita sebagai pengajar juga harus dijaga, karena itu penting sekali untuk berpenampilan terbaik di kelas dan bersikap yang ramah, tulus dan menyenangkan. Jadi, ada peserta sulit: siapa takut?

* Look at the pictures: Jika melihat peserta yang showing happy faces….pengajarnya juga ikut happy*

Peserta Diklat Prajabatan Gol. II tahun 2011
Beauty Class 2011
Latihan yell-yell
Good service makes happy participants, too!
Peserta Diklat Menulis ilmiah Populer 2011 bersama Herry Surjadi dan Maria Magdalena

Referensi

Martin, Anthony Dio. 2006. “Tips Menghadapi Peserta Sulit”  dalam Majalah Training Indonesia Edisi IX dan X. Jakarta: MTI.

California Nurses Association . 1988. Difficult Behavior in Classroom. Accessed 10 May 2011 from http://honolulu.hawaii.edu/intranet/committees/FacDevCom/guidebk/teachtip/behavior.htm

Diane DiResta. 2010. How to Handle Difficult Audiences. Accessed   2 May 2011 from http://www.presentation-pointers.com/showarticle/articleid/49/

Diane DiResta. 2005. How to Handle Difficult Audiences. Accessed   2 May 2011 from  http://www.articleslash.net/Writing-and-Speaking/Public-Speaking/88191__How-to-Handle-Difficult-Audiences.html

Business Letter Part 3

 

High Quality Correspondence 2

 (Business Letter Part 3)

 

Hello Readers! In our previous English Please! section, we learned about the layout of business letters, which includes the formatting of correspondence and   font used in business letters. In this edition, we will discuss the other two aspects of correspondence: the logical sequence of ideas and the language.

Logical Sequence of Ideas

It will help the reader of your correspondence if you sequence the information it contains in a logical way.

For that reason, each letter that we write should has the following things:

a. an opening paragraph that states in brief and general terms your reason for writing

b. a middle paragraph or paragraphs that contain substantive information, background or elaboration of your opening paragraph

c. a closing paragraph or paragraphs that state the follow-up action you and your reader may need to undertake.

Let’s see the following letter taken from our sample in the previous edition:

INDONESIAN MINISTRY OF FINANCE

Finance Education and Training Agency

General Finance Affairs Training Center

Jl. Pancoran Timur II No. 1  Jakarta 12780

Our Ref: S-…/PP.7/2012

Mr. Joseph Powell

Director

ELT International

1000 KR Crescent

Singapore 119260

Dear Mr. Powell:

Re: Second Meeting of Curriculum Development for ESP Customs

I invite you or your delegate to attend the above meeting.

This is a follow-up meeting to the first we had earlier last month in Tangerang. The details of the next meeting are as follows.

Time                        :   10.00 am to 1.00 pm

Date                        :   February 20, 2012

Venue                        :  1st floor Meeting Room

PKU Main Building

Jl. Pancoran Timur II No. 1 Jakarta

What we hope to do at this meeting is to discuss further the draft of the curriculum for ESP Customs training developed by our widyaiswara (trainer) and ways of implementing some decisions that we reached at the earlier meeting.

Please let me know whether you are coming to the meeting or sending a delegate in your place.

Yours sincerely,

(signed)

Ilhan Lasahido

Head of Planning and Development Division

Direct Line: 021-7996109

Encl: Draft of Curriculum.

The sample letter in this edition illustrates the above logical sequence:

  1. The reason for writing

I invite you or your delegate to attend the above meeting

  1. The substantive information, background or the elaboration of the above

This is a follow-up meeting to the first we had earlier last month in Tangerang. The details of the next meeting are as follows.

Time                        :   10.00 am to 1.00 pm

Date                        :   February 20, 2012

Venue                        :  1st floor Meeting Room

PKU Main Building

Jl. Pancoran Timur II No. 1 Jakarta

What we hope to do at this meeting is to discuss further the draft of the curriculum for ESP Customs training developed by our widyaiswara (trainer) and ways of implementing some decisions that we reached at the earlier meeting.

  1. The follow-up action for the sender and for the recipient

Please let me know whether you are coming to the meeting or sending a delegate in your place.

The letter shows a logical flow in writing, and we would easily understand what the sender would want to convey to the addressee.

 

Plain English and reader-friendly language

Most of us sometimes ask: why should anyone use plain English and reader-friendly language? Well, most public and private sector businesses have taken up this kind of language as their standard. They do this because correspondence that avoid artificial, elevated language will make it easier for people to understand what we write and how to act on it. In addition, it will also create a friendlier relationship between our office and its users, and eventually improve the organization’s corporate image.

But as we are government agencies or institutions, there is the additional reason that it is official policy to use some more formal register in some of our correspondence. But for your information, other governmental institutions all over the world have already used plain register in their language. For example, in 1978, US President Jimmy Carter issued an executive order requiring government agencies to write in plain English language. The UK followed suit a few years later. In 1993, Australia also stated the policy of using plain English in their legislation, in order to reduce ‘unnecessary conflict and expensive litigation’. In this case, we must be careful in selecting the appropriateness of language register we use in our business correspondence. The Regulation of the Minister of Finance No.151/PMK.01/2010 concerning the guidance for official documents and correspondence within the Ministry of Finance only regulates the Indonesian language usage. Yet, since the regulation necessitates obedience to our standardized Indonesian (EYD rules), I can infer that we should also adapt the internationally recognized standard for our official correspondence in English.

The particular strategy to improve our language that I adopt from George Stern (2003) is as follows:

  1. while you are writing the draft letter, focus on two things: short sentences and plain or “Dear Sir” language. ”Dear Sir” here means that the language register is normal or daily English.

Here are some expressions that government officials mostly use. Next to them are the “Dear Sir” substitutes that I recommended for not ‘too-formal ‘correspondence:

“Yes Minister” Language

“Dear Sir” Language

I refer to your letter of 29 June.I would appreciate an early response.

This is further to my last letter.

I am grateful for your assistance

The project will proceed providing you agree.

You wrote to me concerning the grant.

I will inform you of the committee’s decision.

Please do not hesitate to telephone me.

I trust this addresses your concerns.

Thank you for your letter of 29 June.Please reply soon.

I am writing to you again.

Thank you for your help.

The project will continue if you agree.

You wrote to me about the grant.

I will let you know what the committee decided.

Please ring me up, if you like.

I hope this answers your questions.

  1. then edit and revise the draft, checking in particular following five style matters:

1)    keep your sentences to an average length of one-and-a-half printed lines—some fifteen words. But vary the sentence lengths and structures.

2)    Use “Dear Sir” principle. Write in a way that is normal, everyday, decent, and respectful. Use this style of language for any person you are writing to—because we are all of equal status as human beings.

3)    Use capitals only where modern spelling requires them. Start full formal titles with capital letters (the Training Implementation Division, the Department of Whatever); short informal ones with lower-case letters (the division, the department). But remember there are some exceptions to this rule (Governor, Golkar, Demokrat (party), Speaker (parliamentary), Prime Minister, Commonwealth …)

4)    Use first person (I, me, my, we, us, our …) and second person (you, your, yours), particularly in correspondence. This will make your writing more personal and, therefore, more reader-friendly.

5)    With some rare exceptions, change the passive into active. Do it in three steps:

–       identify the passive: a form of be + a past participle verb (a verb that ends in –n, -d, or -t)

–       after the verb, add by + an agent, but omit this step if the passive already has an agent

–       switch the sequence target-action-agent to agent-action target.

e.g. The recruits are to complete progress reports after the third week of training. These will enable the training officer to devise a suitable programme for a recall session. Your supervisor is organizing the recall session to allow for further discussion. I will notify you of the time, date and place of the session you are to attend.

The above example illustrates the five principles of plain English. Here is another sample letter (minus the address and signature blocks) that does the same.

Dear Mr. Sugeng Satoto:

This is to ask whether you could lend my division a copy of Deborah Phillips’ Longman Preparation Course for the TOEFLâ Test. 2nd Edition with CD-ROM. White Plains, NY: Pearson Longman, 2007.

I need the book fairly urgently but only for a few days. I wonder, too, whether you have any newer standard texts on TOEFL preparation.

Please ring me up, if you can, to let me know whether Phillips’ book is available on loan. I can then arrange to have my staff pick it up.

Yours faithfully,

Hercarmina

From the second letter, we see that the language can be easily understood: the main message is the sender wants to borrow a book from another division. The letter uses the fewest words possible without sacrificing clarity and completeness of meaning. Although the language is just normal and everyday, we can still feel that it is decent, professional and respectful.

The following table is some more examples of words or phrases that we can change from officially “too formal” to plain English (there are some 500,000 entries in the Oxford English Dictionary):

OFFICIAL (“YES MINISTER”) LANGUAGE

PLAIN “DEAR SIR” LANGUAGE

able toabove-mentioned

accordingly

additional

additionally

adjacent to

advice has been received that

advise you that  / of

all things considered

alter / alteration

anticipate

approximately

as a (result) consequence of

as noted previously

as you would appreciate

as you would be aware

at an early opportunity

at this point in time

attached hereto

by virtue of

capable of

commencement

concurrence

considerable amount of

dispatch

endeavour

falls within the responsibility of X

further to my letter concerning

henceforth

hereby / herewith

I acknowledge receipt of

I am directed to advise you that

I am grateful for

I will be pleased to

I would appreciate if / I would be grateful if

in a timely manner

in consideration of

in relation to

in view of the fact that

it appears to be the case that

it is my considered view that

notwithstanding

per annum

pertains to

prior to

regarding

subsequently

take the matter up with X

thereby

unable

verify

with due regard for (something)

with reference to

you may care to

you will be required to

canmentioned above

so / therefore

more

and

next to / near

my officers have told me that

let you know

so / therefore

change

expect

roughly / about

because of

as I have said above

you will understand

as you know

soon

now / at present

attached please find

under / because of

can

start / beginning

agreement

a lot / many / much

send

try

X is responsible for

I am writing again about

from now on

here / please find

thank you for

(the minister) has asked me to tell you that

thank you for

I will be happy

please / would you please / could you please

as soon as possible

for / because of

about

because

it seems that

I think that / I believe that

despite / although

a year

is about

before

about / for / in

later

contact X about the matter

so

cannot

check / confirm

taking (something) into account

about / for / in

you might like to

you should / you must / you need to

So now to sum up our discussion, I would remind you the things suggested on correspondence writing. After you first do a draft of your letter, then check the layout (or format), the language sequence of ideas, and finally the language. When we do all these, we can be sure that our correspondence is efficient and good enough. Then, we will boost our reputation by giving our institution a good corporate image with our better correspondence. Best of all, you will enjoy a sense of job satisfaction for a job well done.  ^_^

References

Peraturan Menteri Keuangan Nomor 15/PMK.01/2010 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Keuangan.

Stern, George. 2003. Learner’s Companion Series Writing in English: An Invaluable Guide to Effective Writing. Singapore: Learners Publishing Pte. Ltd.

The Writing Lab & the OWL at Purdue and Purdue University. 2011. Writing the Basic Business Letter. Diakses 20 Desember 2011 dari  http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/