Learning Organization di Kementerian Keuangan RI

Featured

Kementerian Keuangan berusaha merespon tantangan dalam mengelola APBN di tengah kondisi yang penuh dengan ketidakpastian akibat dinamika perekonomian, iklim, dan sumber daya manusia, terlebih saat ini yaitu pandemi Covid-19. Kementerian Keuangan melalui skema Kemenkeu Corporate University (Kemenkeu Corpu) merupakan contoh organisasi yang menerapkan learning organization sebagai salah satu strategi untuk mewujudkan misi  menerapkan kebijakan fiskal yang responsif dan berkelanjutan yang didasari upaya pengelolaan Sumber Daya Manusia yang adaptif
sesuai kemajuan teknologi. Dengan adanya Learning Organization, maka setiap elemen organisasi di Kemenkeu memiliki tugas dan tanggung jawab untuk terus belajar sehingga dapat menangkap peluang yang ada untuk terus mengembangkan diri. Implementasi Learning Organization di lingkungan Kementerian Keuangan merupakan tanggung jawab bersama dari seluruh individu, tim dan unit organisasi di lingkungan Kementerian Keuangan.

Implementasi learning organization di Kementerian Keuangan mengacu pada sebuah pendekatan sistem yang terdiri dari 10 komponen sebagai penggerak LO.  Ke 10 komponen penyusun learning organization itu adalah strategic fit and management commitment, learning function organization, learning spaces, learning solutions, leader participation in learning process, learners, knowledge sharing culture, learning value chain, learners’ performance, dan feedback. Gambar berikut ini mengilustrasikan hubungan ke 10 komponen dimaksud dalam suatu kerangka IPO (input-process-output) sistem pembelajaran: 

Dinamika proses 10 komponen Learning Organization diawali dengan komponen pertama yaitu strategic fit and management commitment. Komponen ini merujuk pada strategi dan komitmen pimpinan untuk membangun budaya belajar sebagai elemen penting terwujudnya  learning organization. Pimpinan dengan kewenangan strategis dalam penentuan arah organisasi dan pengelolaan sumber daya diharapkan dapat menjadi inisiator upaya pembangunan budaya belajar karena pada level inilah dirumuskan kebijakan yang akan mengikat seluruh elemen organisasi. Komponen pertama ini memiliki 4 subkomponen, yakni visi, budaya, strategi, dan struktur.

Komponen kedua adalah learning function organization yang memastikan bahwa organisasi menjalankan fungsinya dengan baik terkait dengan aktivitas belajar di dalam organisasi. Komponen ini merupakan lanjutan dari komponen strategic fit and management commitment di mana setiap strategi dan komitmen pimpinan ditindaklanjuti dan dilaksanakan oleh organisasi, baik itu terkait pelaksanaan visi, implementasi strategi, pembangunan budaya belajar, dan penguatan struktur pendukung pembelajaran.

Komponen ketiga adalah learners yang meliputi tiga level learner atau pembelajar yaitu, level individu, kelompok/tim, dan organisasi. Ketiga level pembelajar, sebagai subkomponen learners, melakukan proses pembelajaran mulai dari menciptakan pengetahuan, memperolehnya, kemudian mentransfer pengetahuan tersebut sehingga terjadi perubahan perilaku yang merefleksikan pengetahuan dan insight baru yang diperoleh. Aktivitas belajar tersebut melibatkan sikap mental, motivasi, serta kebiasaan dalam belajar. Hasil belajar learners akan tercermin pada komponen learners’ performance.

Komponen keempat, knowledge management, menggambarkan proses belajar learners mulai dari identifikasi, dokumentasi, pengorganisasian, penyebarluasan, pemanfaatan, dan pemantauan atas bentuk-bentuk pengetahuan yang dibutuhkan oleh organisasi. Termasuk di dalam komponen ini adalah pemanfaatan portal Knowledge Management System (KMS) sebagai media penyimpanan aset intelektual yang diperoleh dari pengelolaan pengetahuan. Melalui media ini diharapkan setiap elemen organisasi memiliki kemudahan dan terbiasa melakukan aktivitas berbagi pengetahuan dan secara berkelanjutan meningkatkan manfaat dan nilai atas pengetahuan yang berhasil diciptakan. Komponen knowledge management memayungi aktivitas komponen learning value chain yang menggambarkan proses pengelolaan pembelajaran, baik pembelajaran yang dilakukan melalui pelatihan maupun pembelajaran non pelatihan. Komponen learning value chain memiliki keterkaitan erat komponen learning solutions dan learning spaces.

Untuk dapat melakukan aktivitas pembelajaran dengan baik, kepada learners diberikan dukungan dalam bentuk kesempatan dan sarana-prasarana penunjang belajar, yang menjadi komponen kelima dari LO. Komponen learning spaces yaitu dukungan belajar yang diberikan organisasi kepada learners dan menjadi salah satu wujud dari komitmen pimpinan di dalam penerapan learning organization. Selanjutnya, learners memanfaatkan kesempatan belajar yang diberikan tersebut melalui jalur pembelajaran dan jalur pembelajaran non pelatihan yang meliputi kegiatan belajar terstruktur,  belajar dari orang lain melalui kegiatan coaching, mentoring, pemberian feedback, dan partisipasi dalam community of practice, serta belajar dari pengalaman dengan melakukan praktek langsung (doing what we know). Rangkaian kegiatan  belajar tersebut tercakup di dalam komponen keenam yaitu learning solutions.

Dalam sebuah learning organization, setiap jalur pembelajaran dikelola secara sistematis melalui pendekatan komponen ketujuh yaitu Learning Value Chain untuk dapat menghasilkan kegiatan pembelajaran yang aplikatif, relevan, mudah diakses dan berdampak tinggi. Learning Value Chain dimulai dengan tahap perencanaan untuk menangkap kebutuhan pembelajaran, pengembangan desain pembelajaran, penyelenggaraan pembelajaran yang efektif, serta pelaksanaan evaluasi pembelajaran yang valid. Tahapan kegiatan LVC ini harus dapat diwujudkan di dalam proses menciptakan program atau kegiatan pembelajaran untuk memastikan program atau kegiatan pembelajaran yang dirancang tersebut sudah sejalan dengan tujuan strategis organisasi.

Keberhasilan belajar learners tercermin di dalam komponen kedelapan yaitu learners’ performance.  Sejalan dengan 3 level learners, learners’ performance juga mencakup 3 level performance, individual performance, team performance, dan organizational performance. Untuk dapat mencapai learners’ performance sangat dibutuhkan peran pimpinan pada komponen-komponen tersebut. Peran Pimpinan adalah komponen kesembilan dalam LO. Peran pimpinan, selain dibutuhkan untuk menjaga konsistensi keterkaitan kegiatan belajar dengan tujuan strategis organisasi, dibutuhkan juga sebagai figur yang menjadi role model belajar. Peran pimpinan juga penting untuk memastikan bahwa setiap komponen Learning Organization serta elemen organisasi mampu bekerja secara optimal. Peran pimpinan ini dijabarkan di dalam komponen leader participation in learning process dimana peran tersebut mencakup tapi tidak terrbatas pada leaders as role models; leaders as teachers; leaders as coaches, mentors, and counselors (CMC); dan kepemimpinan yang berpikiran maju (forward-thinking leadership).

Terakhir, untuk memastikan adanya peningkatan kualitas dalam implementasi Learning Organization, maka di setiap tahapan serta di akhir proses diperlukan adanya evaluasi secara berkala. Evaluasi dilakukan untuk mendapatkan gambaran adanya kesenjangan antara hasil implementasi Learning Organization dengan target yang diharapkan. Proses evaluasi juga dimaksudkan untuk mengidentifikasi peluang perbaikan yang sejalan dengan perubahan proses bisnis organisasi, perubahan kebijakan, serta dinamika eksternal organisasi. Feedback diberikan agar organisasi mendapatkan gambaran yang jelas atas kualitas implementasi learning organization berdasarkan review secara detail dan menyeluruh terhadap keseluruhan hasil evaluasi dan tindak lanjutnya. 


Semoga penjelasan tentang sepuluh komponen Learning Organization di Kemenkeu ini bermanfaat buat pembaca semua. Sampai bertemu di seri Corporate University lainnya….

BLC: Building Learning Commitment

Featured

From March 16-19, 2021 I was assigned to accompany a group of benchmarking ASN from BPSDM West Java Province. I got the very first day and the last day to facilitate BPSDM Team. On day 1, I was given the opportunity to deliver BLC, something that I have long forgotten since I decided not to teach group dynamic class anymore (there’s a story to it, bu I’m not gonna tell you today). BLC is like a throw back to a decade ago, will I ever make it to do it fully online via Zoom? Keep reading, guys..

I don’t know if BLC on the first day of the technical assistance session is the most important part of the course, but I don’t think many of us would disregard its significance. I just heard that not all BPSDM team will take the Bimtek seriously as it is compulsory for them to join it. So, I have to prepare the BLC so carefully if I want to make the TA sessions successful. Handling a virtual session itself is already hard for me, let alone to engage them virtually, so challenging! But I know if a number of people with complementary skills are committed to a
common purpose, that will be so great for my own personal mastery.

So the participants were JPTs from all over West Java, officials who were forced to take technical guidance in order to support the acceleration of Corpu in West Java. They joined Zoom while doing other work such as meetings, making phone calls, instructing their staffs, and some even hid their videos, I bet that has nothing to do with bad internet connection because all of them were in their offices.

I set up a session planning with my partner, Mr. Wawan Ismawandi, with activities to build the group dynamics. The first activity of course I introduced the facilitators and then I continued using Wordwall’s Wheel of Fortune to check participants’ attendance. They were asked to say their names and explain a little bit about their town. At that very moment I realized that some participants were really not so cooperative, I mean some of them refused to answer or response to our remarks to them, although their names were called. They just frankly said that they have no idea of what to say and so they tried to pass the chance to other participants in the room. After we got around 15 people to do self introduction, we quickly moved on to the next activity with Quizizz. I tried to explain some terminology in corporate university in a more personalized activity for participants. This too, we have to wait for quite some time to get more participants to join the quiz. Once we reached 20 people, we just started the quiz cause time’s running out. You know what, we have to trick them with some rewards for the first 3 winners of the quiz, that’s why we can get 50% of the room participants to join that game.

After the second activity, the participants were a bit more energized, so we use the last quiz : a Wordwall puzzle. This time too, only three people were willing to answers the 20 questions we provided. Well, the point is that I and Mr Wawan have done our best to engage the participants.

To me and my partner, that was our worst experience, but the BPSDM organizer were so impressed with our session. They said that our BLC was so insightful and inspiring for their own trainers. Oh thank God, Alhamdulillah! At least at our worst, some got certain significance from our activities.

Now reflecting on that experience, I must say that the attendees’ commitment to learning is rather unsatisfactory. I expect to have a curious group of people for that techincal assistance, but they show different behavior. We did our best to engage and motivate them; we tried hard to be approachable and friendly , but yeah what else can you say if they don’t feel the need to join the session, as it is just another mandatory task for them. I think having 1/3 of the room active is already a blessing for that day.

My New Book is Out Now!

Alhamdulillah. Saya kok lupa share bahwa bulan September lalu buku terbaru saya sudah dipublish. Kali ini saya bekerja sama dengan penerbit baru yaitu BPPD APWI untuk buku kelima saya ini. APWI sendiri adalah transformasi dari Ikatan Widyaiswara Indonesia (IWI) untuk mewadahi widyaiswara profesional seluruh Indonesia. APWI sendiri singkatan dari Asosiasi Profesi Widyaiswara Indonesia.

Kalau ditanya apa keunggulan penerbit yang ini dibanding penerbit IKAPI lainnya yang pernah menerbitkan buku-buku saya? Menurut saya jawabannya adalah MURAH. Maksudnya biaya saya untuk mendapatkan ISBN serta mencetak buku tidak semahal penerbit lainnya. Kenapa bisa demikian? Karena materi buku saya sebenarnya sudah siap cetak, jadi Tim Editor BPPD APWI tidak banyak melakukan revisi yang berarti. Tetapi ini sih murah sekali dibandingkan dengan penerbit lainnya yang bisa mematok 3x lipat dari harga APWI karena dari dulu saya selalu membuat bahan buku saya sudah ready dan hanya butuh minor revision. Tapi BPPD APWI memang beda, benar-benar tidak mencari laba signifikan dari Widyaiswara and thus really mendorong kita untuk rajin menulis dan menerbitkan buku.

Tapi (masih ada tapinya), secara selintas sih saya jadi bisa mengira kalau pengurus dan Tim BPPD APWI adalah para senior alias bukan orang muda, secara melihat tampilan desain buku-buku terbitan mereka mengingatkan saya dengan sampul buku-buku pelajaran jaman Orba, beda dengan desainnya Mas Lutfi Rosyad dari Penerbit Trustco misalnya. Selain itu, ketelitian mereka juga masih perlu ditingkatkan. Paket penerbitan yang saya pilih itu sebenarnya hanya mendapatkan 2 kali editing dan revisi, tapi tau nggak berapa kali saya diminta melihat lagi draft buku saya sebelum naik cetak? Enam kali. Bro! Saya sebenarnya sudah cuek kalo cuma diedit 2x dan langsung diterbitkan mereka, karena saya lagi sibuk di Konferensi EFMD dan di penyiapan PJJ English for Customs Officers. Tetapi berhubung pihak penerbit memberikan saya lebih banyak kesempatan untuk meninjau ulang, jadilah saya bisa sampai 6x bolak-balik kirim draft saya. Saya sangat berterima kasih juga pada APWI, berarti mereka juga concerns dengan kepuasan customer, atau barangkali mereka lieur lihat tulisan saya hahahaa, priksonen dewe wae 😀 ….Makanya saya bilang APWI ini penerbit super murah karena saya puas diberi kesempatan editing yang sangat banyak. Kualitas buku cetakan menurut saya masih agak sedikit di bawah kualitas Trustco, tapi ya sudahlah. Toh saya membuat buku tidak untuk dijual secara komersial, tapi akan saya jadikan hadiah buat peserta yang aktif di Kelas TOT saya. So my friends, kalau mau dapatkan buku ini, harus jadi peserta pelatihan di Pusdiklat Keuangan Umum dulu ya, dan harus aktif. Ngga nyesel loh, hadiahnya buku sekeren ini.

After Action Review (AAR) Hari 3 Kegiatan The 2021 EFMD Executive Development Conference

Ini laporan AAR terakhir saya yang dibuat di hari ketiga. Saya sangat senang bisa terus mengikuti hingga hari terakhir, dan finally saya juga tidak harus begadang hingga jam 11 malam untuk berkonferensi ria hehehee. It was a tough task mengikuti EFMD ini karena di pagi hari kita WFH biasa saja sampai dengan jam 5. Dan jam 5 langsung mulai konferensi sampai acara kelar. Berhubung acara hari terakhir lebih banyak buat party, saya jadi bisa mengetik AAR sambil menyimak jalannya acara. OK guys, ini dia laporannya.

1.      Apa yang seharusnya terjadi?

Peserta mengikuit Executive Development Conference Day 3 mulai jam 17.00 WIB hingga 22.30 WIB.

Peserta dapat mengikuti semua sesi Executive Development Conference 2021 sesuai agenda EFMD yaitu mengikuti Plennary session dengan narasumber Day 3 Topik “Business as A Good For Good” serta Diskusi dengan The EiP – Excellence in Practice Award cases (1 Gold Case, 1 Silver Case, dan 1 Finalist Case) serta penutupan EDC.

2.     Apa yang sebenarnya terjadi?

Berikut yang bisa saya laporkan dalam hari ketiga Konferensi EFMD:

  • Sesi awal plenary session dengan narasumber Ralph Hamann, Profesor dari University of Cape Town dengan topik “Business as A Good for Good”. Seperti kita ketahui, Covid-19 mempercepat agenda ESG (environmental, social, and corporate governance). Dalam sesi plenary ini peserta membahas implikasinya bagi peserta pembelajaran dan penyedia pembelajaran. Kami menyimak dahulu pengalaman dan tantangan yang dimiliki panelis perusahaan yang bekerjasama dengan Univ. of Cape town yang diwakili SJ Littleford (Fujitsu) dan Remco Bol (Unilever).  Sesi plenary dan diskuisnya berjalan cukup interaktif hari ini.
  • Setelah Food Break dilanjutkan the EiP – Excellence in Practice Award cases.

Saya memilih mengikuti Silver Case Category: Social and Environmental Impact oleh Global Reporting Initiative & CENTRUM PUCP Business School dengan penyaji Daniel Vargas (GRI) dan Luciano Barcelos (PUC Peru), berjudul “GRI – Corporate sustainability and reporting for competitive business programme in Peru”.

Setelah itu  dilanjutkan dengan The EiP – Excellence in Practice Award cases, saya mengikuti Gold Category: Social and Environmental Impact oleh Live for Good & CEDEP Global Executive Education Club dengan penyaji Cristophe Conceicao (Live for Good), Johana Dunlop (CEDEP) dan Muriel Larvaron (CEDEP). Intinya adalah …

Setelah Coffe Break adalah acara networking activities penutup untuk executive webinar. Jan Ginneberge memaparkan EiP Trends di tahun 2021. Intinya bahwa tantangan yang dihadapi saat ini yaitu isu social/ekologi dan isu bisnis yang makin konvergen. Kasus-kasus yang masuk di EFMD adalah tentang social enterpreneurship, diversity & inclusion, corporate volunteering, stakeholder recogntition, sustainability reporting dll yang kesemuanya itu dihadapi dengan ambideksteritas total. Di antaranya dengan transformasi budaya dan organsisasi melalui retensi talent muda, sentrisitas pada klien, focus pada digital business agility, integrasi organisasi dll. Ambidexterity tidak hanya dikaitkan dengan eksploitasi/eksplorasi tetapi juga membangun masa depan sambil mempertahankan organisasi yang sedang berjalan.

Dampak dari pandemic: pengukuran yang lebih solid misalnya untuk tingkat individu dengan mapping engagement, behaviour change, performance via surveys, learning evaluation reports, work-based learning reports on the qualitative side, measurement of onboarding and recently appointed management adaptation periods, dan certification programmes. Di tingkat organisasi dengan penilaian projects, penilaian leadership frameworks, L&D design, maturity measurements of projects, Agile Culture Index dll. Ada juga pengukuran dengan posisi client organizations dalam ekosistemnya, pengkuran dengan melihat indicator business impact yang unik seperti customer retention, start-ups or (social) enterprises created, product launches and partnerships, dan pengukuran Social Return on Investment.

Saya melihat ada beberapa sumber pengukuran lain yang dianggap kurang solid, misalnya dengan pengukuran dgn partisipan/opini, kisah sukses (learner’s naratives), customer feedback, atau menggunakan jasa penyedia eksternal khusus untuk pengukuran dampak. Timeline pengukuran juga menjadi kriteria, apakah dalam satu tahun atau lebih jangka panjang. Tidak ada diskusi untuk menanggapi paparan Jan Ginneberge.

  • Setelah itu acara ditutup dengan pengumuman para pemenang award tahun 2021 ini dan foto bersama.

3.     Mengapa ada perbedaan?

Plenary session Day 3 lebih digunakan sebagai pertemuan selebrasi bagi para corpu yang sudah mempresentasikan  unit organisasinya pada hari 1 dan 2.

.

4.    Apa yang berhasil?

  • Mendapatkan trends conclusions dari EFMD.
  • Saya mendapatkan banyak catatan terkait poin penting yang bisa menjadi patokan Kemenkeu Corpu (KCU) dalam meningkatkan peran serta eksistensinya. Menurut saya KCU sudah on the right track di mana kita juga memiliki program andalan yang mirip dengan praktik yang lazim dalam pengelolaan corpu dari negara lain, yaitu Program Manajemen Talenta. Di BPPK juga sudah banyak program pembelajaran yang terintegrasi yang dapat kita tingkatkan penyelenggaraannya mengadopsi praktik world class corpu.

5.    Apa yang belum berhasil

  • Menurut saya KCU akan terlihat lebih impactful jika measurementnya dikaitkan dengan hal yang lebih besar dan strategic di Kemenkeu.

6.   Mengapa:

  • Perlu FGD dengan Setjen, all SGOs, selected faculty, managers di Kemenkeu Corpu untuk melihat sejauh mana integrasi dan alignment L&D kemenkeu.

7.    Apa yang dilakukan di lain waktu

  • Perlu segera dilakukan FGD bersama UE1 Kemenkeu untuk mendiskusikan/sharing pola L&D di tempat masing-masing dan nantinya di petakan ulang apakah sejalan dengan blueprint House of Corpu kita. Apakah kita sudah mengupayakan  ambideksteritas di Kemenkeu secara maksimal?
  • Perlu segera dilakukan pengintegrasian system L&D Kemenkeu karena itu syarat mutlak di corpu management: integration & alignment.
  • Perlu dibuatkan juga evaluasi dan pengukuran impact KCU yang solid.
  • Perlu juga menyiapkan selected people untuk mewakili KCU tahun depan di EFMD Global di  the University of Warwick, Warwick Business School tanggal 4-6 Oktober 2022. Terutama dalam hal pemahaman Kemenkeu corpu dan penerapan/pengelolaannya, penguasaan bahasa Inggris, serta tingkat pendidikan/jabatan (karena rata-rata peserta EFMD adalah Directors, Profesor, dan senior executives).

After Action Review (AAR) Hari 2 Kegiatan The 2021 EFMD Executive Development Conference

Ini dia guys laporan AAR hari kedua EFMD Executive Development tahun 2021. Silakan disimak.

DAY 2 (Rabu, 22 September 2021)

1.      Apa yang seharusnya terjadi?

Peserta mengikuit Executive Development Conference Day 2 mulai jam 17.00 WIB hingga 21.30 WIB.

Peserta dapat mengikuti semua sesi Executive Development Conference 2021 sesuai agenda EFMD yaitu mengikuti Plennary session dengan narasumber Day 2 Topik “Connectional Intelligence” serta Diskusi dengan The EiP – Excellence in Practice Award cases (2 Gold Cases serta 2 Silver Cases).

2.     Apa yang sebenarnya terjadi?

Berikut yang bisa saya laporkan dalam hari kedua Konferensi EFMD:

  • Sesi awal plenary session dipimpin Luc Van der Hofstadt dengan topik terkait Mentally Fit Organization. Intinya yaitu bahwa memimpin individu, tim, dan organisasi membutuhkan energi pikiran, hati, dan tubuh; dan para leaders berperan menyeimbangkan trikotomi itu. LeaderShift dimodelkan dengan 4 quadrant IQ, SQ, SQ, dan PHQ. Luc mengembangan model berdasarkan pengalaman dalam olahraga untuk menginspirasi pemimpin dalam merevitalisasi individu dan tim serta membangun organisasi yang sehat secara mental. Sesi plenary lebih interaktif dibandingkan sesi Day 1.

Setelah itu dilanjutkan dengan breakout room discussion dengan kelompok 4 orang. Pertanyaan utk diskusi dari narasumber yaitu: 1. How good are we at the anti-pains of giving sense, giving focus, giving support, and giving praise? 2. How could we improve where needed?

Saya berkesempatan berdiskusi di Room 5 dengan Ganti Lies Ariyadi (FETA), David Deegan (Cranfield Univ., UK), Friedemann (EFMD Global), Kate Forman (King College London, UK) dan Luciano Barcelios de Paula (PUCP Peru). Diskusi kami agak intense karena masing-masing punya pengalaman tersendiri di corpunya, serta sulit ditentukan mana painkiller yang tepat. Hasil kelompok yang bisa disarikan Friedemann yaitu cara paling efektif ke depan adalah giving praise, kebanyakan karena preferensi personal, untuk contohnya bisa beda sesuai corpunya misalkan dilakukan kompetisi dengan rewards, dimunculkan dalam feature newsletter, diberikan autonomy , diberi open praise atau anonymous praise dll.

  • Setelah Coffe Break dilanjutkan  sesi diskusi Peer Sharing slot 1 dengan The EiP – Excellence in Practice Award cases, ada 4 pilihan bebas buat kami yaitu Gold Case dari Daimler-Coverdale, Silver Case dari ICRS, Gold Case dari Traton-ESMT, serta Silver Case dari The Atos-Cranfield. Saya memilih mengikuti GOLD Category: Organisational Development “Leading Transformation – Shaping the automotive transformation amidst turbulent times” olehDaimler & ESMT Berlin & Coverdale & Brand-and-Story. Presentasi dilakukan oleh Oliver Fischer (Daimler CLO), Ulrike Bohm (Coverdale) dan Terrence Barry (Brand-and-Story). Sesi ini berjalan lancar dan diskusinya cukup interaktif. Program Leading Transformation Daimler berisi 3 Modul atau Acts yaitu: ACT 1: Shared framework for understanding transformation; ACT 2 ools and practices for “Leading Transformation, ACT 3 Daimler leaders connect with peers around the world to learn from and support each other.
  • Saat Sharing Partner EiP Winning Cases slot 2 saya memilih SILVER Case: “Driving Customer Retention and Project Success through Professionalisation – The Atos and Cranfield Programme Manager Masterclass” dengan penyaji Chris Coghlan dan Davide Deegan. Sesi juga berjalan dengan dinamis. Kita mendapatkan insight dari penelitian “Design4impact” serta innovative Grounded Experiential Learning dalam 3 Modul Learning Journey untuk diterapkan di Atos. Hasil evaluasi dampak jangka panjang menunjukkan adopsi yang tinggi dari perilaku kunci yang mendorong perubahan organisasi.
  • Setelah Coffe Break adalah acara networking activities yaitu speed networking melalui Zoom di mana peserta dibreak-out berpasangan (1-1) hanya dalam beberapa menit secara acak oleh EFMD Team. Meskipun singkat banyak meaningful connections menurut saya karena jadi lebih mengenal lebih banyak peserta konferensi secara lebih mendalam. Saya bisa berdiskusi dengan 8 orang peserta baru dalam sesi Day 2 tersebut.

3.     Mengapa ada perbedaan?

Plenary session Day 2 lebih menarik karena narasumber merupakan executive business coach sekaligus motivator yang kerap diundang dalam kelas-kelas corpu di seluruh dunia. Presentasinya diselingi energizer dengan seorang pelatih olahraga sehingga sesi menjadi hidup dan aktif, serta memberikan gambaran pentingnya PhQ (Physical Quotient) pegawai selain IQ, EQ, dan SQ. Dalam menjelaskannya juga lebih step by step dan interaktif serta mudah dipahami.

Saat diskusi The EiP – Excellence in Practice Award cases slot 1 saya bisa mengikuti lebih jelas karena sudah membaca bahan artikel dan menonton video Pecha Kucha penyaji. Saya menyimpulkan jika Daimler Corporate Academy maju dan bisa tetap tumbuh di masa Pandemi Covid 19 karena bekerja sama dengan Harvard Business School, ESMT Berlin, Coverdale serta Brand-and-Story dalam pengembangan kapasitas Daimler leaders.

Saat diskusi slot 2 juga sukses selain karena sudah membaca literature dan menyimak video Pecha Kucha Atos, saya juga sudah sempat berkenalan dengan penyajinya pada saat networking activities Gather Town di Day 1, di mana mereka sempat sedikit bercerita tentang Atos success story saat perkenalan.

4.    Apa yang berhasil?

  • Saya mendapatkan lebih banyak lagi insight dari para pelaku corporate universities dari negara lain. Saya melihat kesamaan dari pelaku corpu adalah disain learning journey yang sangat terencana dengan baik serta evaluasi impact yang sangat komprehensif.
  • Saya bisa ikut beraprtisipasi aktif dalam diskusi kecil setelah plenary dan di peer sharing slot 1 dan slot 2.
  • Saya mendapatkan lebih banyak lagi pertemanan dari beberapa executives corporate university di luar Indonesia.

5.    Apa yang belum berhasil

  • Mencari factor-faktor excellence in practice corpu yang menjadi penyaji EFMD tahun ini yang bisa diadopsi oleh Kemenkeu Corpu.

6.   Mengapa:

  • Saya masih perlu membaca ulang semua materi presentasi serta berdiskusi lagi dengan delegasi Kemenkeu Corpu lainnya

After Action Review (AAR) Hari 1 Kegiatan The 2021 EFMD Executive Development Conference

September tanggal 21 sampai dengan 23 tahun 2021 ini saya berkesempatan mewakili Kementerian Keuangan dalam The 2021 EFMD Executive Development Conference. The European Foundation for Management Development (EFMD) adalah asosiasi internasional yan nonprofit, berbasis di Brussels, Belgia. EFMD adalad asosiasi jaringan terbesar Eropa di bidang pengembangan manajemen, memiliki lebih dari 890 organisasi anggota dari akademisi, bisnis, layanan publik dan konsultasi di 88 negara. Corporate universities dari berbagai belahan dunia banyak menjadi anggota EFMD, karena EFMD memegang lisensi international systems of quality assessment, improvement, serta akreditasi pada higher education institutions terutama dari jurusan management and business administration. Singkatnya EFMD terkeren dalam mengakreditasi corpu di seluruh dunia.

Saya bersama delegates dari Kemenkeu lainnya yaitu Bapak Ganti Lies Ariyadi (FETA), bu Azah Widati (FETA), dan bu Evy Mulyani (PKN STAN). Kami satu-satunya corpu dari kementerian (government) dan peserta lain dari Indonesia adalah Bapak Yulius Bulo dari Pertamina Corpu serta ibu Lilyana dari Mandiri Corpu. Peserta EFMD lainnya tahun ini dari USA, UK, Peru, Russia, Beirut, Sri Lanka, Jerman, Belanda, Singapura, Spanyol, UAE, Jepang, Pakistan, Portugal, dan Afrika Selatan.

Saya hanya ingin sharing AAR yang saya susun setelah menyelesaikan development conference ini. Rasanya sayang kalau tidak saya tuliskan laporannya di sini, karena acaranya memang sangat bagus dan bermanfaat buat membangun networking dengan corpu dari negara lain. Saya membuat review setiap hari supaya tergambar dinamika yang saya alami setiap harinya hingga hari ketiga. Selain itu biar nggak lupa saja, kalau menunggu sampai EFMD kelar ya bisa ngga detail laporannya.

Oh ya by the way, ada 11 corpu yang menjadi presenter utama dari development conference tahun ini. Mereka adalah:

  1. GOLD Category: Organisational Development

“Leading Transformation – Shaping the Automotive Transformation Amidst Turbulent Times” Daimler & ESMT Berlin & Coverdale & Brand-and-Story

Penyaji: Oliver Fischer, Ulrike Bohm, Terence Barry.

2. GOLD Category: Talent Development

“Enabling intrapreneurship and critical data consumption – A blended journey to enable business success after a merger and in times of Corona” TRATON Group & ESMT Berlin & Mindset

Penyaji: Marianne Eskedt, Christoph Burger, Edward Boon.

3. SILVER Category: Organisational Development

Creating a Transformative Leadership Culture” International Committee of the Red Cross (ICRC) & Hult Ashridge Executive Education

Penyaji: Sally Nakshabandi, Michael Gambs

4. SILVER Category: Talent Development

Driving Customer Retention and Project Success through Professionalisation – The Atos and Cranfield Programme Manager MasterclassAtos & Cranfield School of Management

Penyaji: David Deegan, Prasanna Shivakamat

5. GOLD Category: Leadership Development

“Making leaders – From Training to Transformation: Pursuing a Promethean Ambition” Capgemini and Emlyon

Penyaji: Gilles Basset dan Cristophe Crozier

6. GOLD Category: Professional Development

“Audi LEAD Programme: Future-Proofing the Audi UK dealership network” Audi UK & Alliance Manchester Business School (University of Manchester)

Penyaji: Ben Scoble dan Stuart Wells

7. GOLD Category: Social and Environmental Impact

“Entrepreneurship for Good – Unleashing the Potential of Youth to Impact and Change the World”

Live for Good & CEDEP Global Executive Education Club.

8. FINALIST Category: Social and Environmental Impact

“Human Knowledge Programme” Eni & SDA Bocconi School of Management

Penyaji: Antonella Caruso, Antonio Maglio, Maria Luisa Ortini

 

9. SILVER Category: Social and Environmental Impact

“GRI – Corporate Sustainability and Reporting for Competitive Business Programme in Peru”

Global Reporting Initiative & CENTRUM PUCP Business School

10. SILVER Category: Professional Development

“Risk School Experience” CaixaBank Group & UPF Barcelona School of Management

Penyaji: Gemma Cid dan Sergio Saia

11. SILVER Category: Leadership Development

“Catalysing Leadership in a Digital World”

Penyaji: Mary Carey dan Dianne Russo

Nah okay guys, ini dia laporan AAR saya. Here we go….

Day 1 (Selasa, 21 September 2021)

1.      Apa yang seharusnya terjadi?

Peserta mengikuit Executive Development Conference menggunakan aplikasi SpotMe Day 1 mulai jam 17.00 WIB hingga 21.30 WIB.

Peserta dapat mengikuti semua sesi Executive Development Conference 2021 sesuai agenda EFMD yaitu mengikuti Plennary session dengan narasumber Day 1 topik sesuai Agenda serta Diskusi dengan The EiP – Excellence in Practice Award cases (ada 11 kasus mulai dari yang Gold Case, Silver Case, maupun Finalist Case).

2. Apa yang sebenarnya terjadi?

Berikut yang bisa saya laporkan dalam hari pertama Konferensi EFMD:

  • Tampilan SpotMe sangat lengkap untuk memfasilitasi kepesertaan Executive Development Conference secara online.
  • Agenda kegiatan sangat jelas dan detil tahapan sesi serta instruksinya, dengan penjadwalan waktu yang berjalan otomatis dengan notifikasi untuk tiap kegiatan selanjutnya. Peserta cukup mengeklik sesuai instruksi agar dapat mengikuti keseluruhan jalannya conference.
  • Aplikasi SpotMe sangat user friendly bagi saya, dilengkapai tutorial berupa chatbot, serta contact kepada EFMD team untuk bantuan.
  • Knowledge Hub dilengkapi library dan video Pecha Kucha untuk setiap topik bahasan. Library sangat lengkap dengan relevant articles terkait executive development conference
  • Sesi awal Day 1 adalah plenary session dipimpin oleh Georg Vielmetter (penulis Die Post Corona Welt) dengan bahasan Reboot, Revitalize, and Reimagine yang menerangkan 5 areas of opportunities bagi Post Corona World. Kelima hal yaitu Organization of work, Resilience, Flexibility and ambidexterity, Strategic efficiency serta New (altrocentric) Leadership. Presentasi ditutup dengan polling untuk melihat trend summary kepentingan dari seluruh corpu peserta conference. Hasilnya lebih banyak di flexibility dan ambidexterity.
  • Setelah itu dilanjutkan dengan breakout room discussion dengan kelompok 4 orang. Pertanyaan dari narasumber untuk kelompok yaitu: 1. Do you see new opportunities for organizational and people development in your organization in the Post-Corona-World?  2. In which area do you see opportunities? Any other? 3. What are the biggest obstacles you may face?

Saya berkesempatan dalam Room 6 dipandu Jukka Majanen dari INSEAD untuk berdiskusi dengan Valentina Satanova (NLMK Rusia), Aileen Thomson (SBS University of Oxford, UK) dan Nick Quinn Smith (ASBS Univ. of Glasgow, UK) untuk jawaban berdasarkan pengalaman unit organisasi masing-masing serta membahas trend summary dari plenary session. Hasil rangkuman diskusi antarpeserta, kami lebih menitikberatkan pada altocentric leadership (baik sebagai peluang dan tantangan) dan dilanjutkan dengan ambideksteritas-fleksibilitas. Hasil ini sama dengan hasil diskusi mayoritas kelompok lainnya saat dilakukan debrief.

  • Saat sesi diskusi Peer Sharing slot 1 dengan The EiP – Excellence in Practice Award cases, kami tidak bisa pilih topik tapi dirandom oleh panitia. Saya mendapatkan kasus SILVER Category: Leadership Development topik “Catalysing Leadership in a Digital World” dari Cargill & INSEAD. Kami berdiskusi dengan Diane Russo (Cargill) dan Mary Carey (INSEAD) bersama 20 peserta lainnya. Saya lebih focus menanyakan terkait cara mereka melakukan analisis kebutuhan serta cara design thinking dalam menyiapkan asynchronous digital learning mereka.
  • Saat Sharing Partner EiP Winning Cases slot 2 kami boleh pilih topik sendiri, saya memilih sharing case dari GOLD Category: Leadership Development “Making Leaders – from Training to Transformation: Pursuing a Promethean Ambitionbersama Capgemini and Emlyon. Di sini kendala bahasa terjadi dengan istilah teknis yang lazim oleh dipakai penyaji akademisi bisnis  tetapi saya kurang familiar, misal OD ternyata singkatan dari Organizational Development (saya mengira Online Delivery atau penyelenggaraan pembelajaran online) dan beberapa istiah teknis lainnya. Dengan partner diskusi di room yang semua fast speakers karena hamper semua dari Eropa dan Amerika, saya agak sulit berpartisipasi dan hanya menjadi pendengar pasif.
  • Setelah Coffe Break adalah acara networking activities dengan Bingo Gather Town. Aktivitasnya fun karena kita bisa seperti bermain online game namun juga harus mengobrol satu-persatu dengan semua peserta conference untuk menyelesaikan kartu Bingo. Tapi saya kendala audio karena koneksi kurang bagus dan hanya bisa kenal separuh dari peserta conference.

3. Mengapa ada perbedaan?

Saat diskusi setelah plenary session mudah diikuti dan tidak ada kendala. Saya banyak mendapatkan pemahaman baru terkait corpu management dari beberapa rekan diskusi.

Saat diskusi The EiP – Excellence in Practice Award cases slot 1 saya tidak mendapatkan topik sesuai harapan saya karena tidak bisa memilih breakout room. Saya awalnya ingin mengikuti GOLD Case Category: Professional Development dari Audi LEAD Programme tetapi saya malah mendapat Silver case, yang tidak kalah bagus juga, yaitu Catalysing leadership in a digital world” dari Cargill dan Insead.

Saat diskusi slot 2 dengan memilih sendiri Gold Case yang saya inginkan tetapi kendala bahasa dengan fast native speakers cukup menyulitkan saya untuk mengikutinya. Hal ini karena saya belum sempat selesai membaca semua artikel dan jurnal untuk 11 kasus EIP untuk conference meskipun saya sudah menonton semua Pecha Kucha presentation mereka.

4. Apa yang berhasil?

  • Day 1 berjalan lancar dan sangat mengakrabkan para peserta conference.
  • Saya mendapatkan banyak insight dari para pelaku corporate universities untuk curriculum design dan session planning untuk kegiatan learning di BPPK.
  • Saya masih bisa ikut beraprtisipasi aktif dalam diskusi setelah plenary dan di peer sharing slot 1.
  • Saya mendapatkan pertemanan dari beberapa corporate university di luar Indonesia.

5. Apa yang belum berhasil

  • Memahami winning success dari para kandidat excellence in practice.
  • Mempelajari semua bahan dari knowledge hub yang ada di SpotMe EFMD.

5.    Mengapa:

  • Saya belum paham kriteria apa dari EFMD yang membuat satu kasus dianggap Gold dan lainnya Silver.
  • Fokus utama saya adalah menjadi pengamat dan pendengar yang baik dari seluruh sesi executive development conference ini.

6.   Apa yang dilakukan di lain waktu

  • Menyiapkan untuk sesi Day 2 saya harus sudah membaca semua referensi di Knowledge hub dan membuat resume singkat agar bisa mengikuti setiap diskusi praktik winning cases dengan lebih aktif.

Writing an After Action Review

Writing an After Action Review aka AAR is now the new hype in my training center. I mean everytime we accomplished certain task or group project, we have to write the immediate review of it. Yes, the AAR is actually useful for reflecting upon a project during and after its completion.The results shared from our AAR can help future teams learn our successful strategies and avoid pitfalls we have worked to overcome.

The AAR that we write is centered on four questions:
What was expected to happen?
What actually occurred?
What went well and why?
What can be improved and how?

So, depending on the kind of project that we got, the AAR can include our open and honest professional discussion, participation by everyone on the team, focus on results of an event or project, knowing ways to sustain what was done well, and provide recommendations on ways to overcome obstacles. I want to share you some sample AAR that I wrote for my TC.

Here they are:

One thing that is certain for us is that we write the AAR right away after the assignment is done, and the tolerable deadline is just 3 days. I think this so good decision to have us reporting as soon as possible because we still have an accurate description of what has happened. Then the management, especially my Head of TC, can make a decision so timely concerning the lesson learnt that we’ve got.

Such a cool Corpu habit, guys….

Pembinaan JF Widyaiswara Melalui COP

Mau sharing informasi yang saya dapatkan dari COP Widyaiswara bulan Juni lalu, entah kenapa saya lupa nggak menyelesaikan artikel ini dan terlalu lama mojok di draft saya. (BTW, sudah 11 draft tulisan saya di WP ini yang ngga kelar karena mood menulis saya hilang, padahal topiknya penting semua untuk di share. Sabar ya guys…nanti satu-satu saya share juga buat kalian). Kebetulan saya juga jadi pemateri sharing pada pertemuan COP WIdyaiswara dalam rangka launching RCWI itu (sperti apa isi materi saya, ada juga draftnya yang belum kelar saya tulis hehehee). Tulisan kali ini saya sarikan dari sambutan Kapusbin JF Bangkom tentang peraturan terbaru terkait JF Widyaiswara menurut Peraturan LAN Nomor 16 tahun 2020 tentang Komunitas Belajar Bagi WIdyaiswara. Duh kalimat saya kok stringy ya…Okay deh, let’s check it out.

Latar belakang turunnya peraturan LAN tersebut yaitu bahwa pembangunan manusia menjadi factor kunci yang jadi perhatian pemerintah, khususnya dalam RPJM IV tahun 2020-2024 tentang terwujudnya World Class Government. Seperti kita ketahui, Widyaiswara sebagai bagian dari ASN menjadi pemegang kunci sukses karena peran strategis mereka, tetapi banyak yang belum memaksimalkan self-capacity update, banyak yang belum memaksimalkan pengembangan diri mereka baik secara mandiri maupun dengan fasilitasi organisasi. Kontribusi WI pada pengembangan metode pembelajaran sebagian masih ada yang lemah (jika kita berbicara dalam skala nasional ya, kalau WI Kemenkeu Corpu sih saya tidak meragukan lagi kapasitasnya hehehee…nyombong dikit). Apalagi sejak pandemic Covid 19 ini di mana semua pembelajaran harus beralih ke pembelajaran online, tetapi masih banyak WI yang kesulitan dalam merancang dan mengembangkan pembelajaran berbasis IT yang aktif, dinamis, interaktif, dan berdampak. WI yang kompeten sebenarnya banyak, tetapi tersebar di masing-masing lembaga pelatihan di tanah air , belum terstruktur dan terhubung dengan baik sehingga pembinaan bagkom WI masih parsial. Oleh karena itu perlu dibuatkan Community of Practice (COP) sebagai sarana mengelola sumber-sumber belajar (informasi, pengetahuan, keterampilan WI) dengan lebih baik.

So COP atau Komunitas Belajar adalah forum pembelajaran dalam rangka pengembangan kapasitas bagi Widyaiswara secara adaptif dan efisien. Dalam forum COP nanti para WI akan bergantian menjadi peserta dan pemateri. Yang dilakukan dalam COP bisa berbagi pengetahuan, berbagi sumber belajar, berbagi pengalaman, diskusi, pengembangan materi pembelajaran, pemecahan masalah tertentu, serta bentuk lainnya sesuai kebutuhan pembelajaran. COP bisa dilaksanakan dalam instansi maupun lintas instansi, dengan pilihan 3 penyelenggara : LAN, lembaga penyelenggara pelatihan, ataupun APWI. Sampai tulisan ini dimuat, sudah ada 9x webinar COP LAN RI yang bisa kita simak di Youtube maupun di website RCWI ya guys, hayooo apa itu? Rumah Cerdas WI yang dikelola bangkom, sila lihat di http://rcwi.lan.go.id/ guys…

Kapusbin juga sempat menyinggung tentang pembelajaran ASN Corporate University, yaitu pengembangan kompetensi dan kapasitas WI terintegrasi melalui gabungan antara pembelajaran 10 (training dan self-study), 20 (feedback, coaching dan mentoring) serta 70 (OJT, assignment, project, magang, dsb). Pengembangan kapasitas WI dilakukan melalui proses penilaian kompetensi individu dan jabatan, identifikasi hasil kompetensi, penentuan jenis pengembangan kompetensi, pelaksanaan pengembangan kompetensi, serta terakhir evaluasi pengembangan kompetensi. Berbicara tentang pembelajaran 70 atau pembelajaran di tempat kerja, polanya bisa melekat (bundling) pada pelatihan sebagai bagian dari kurikulum diklat dan bisa juga melekat pada individu dan organisasi (unbundling), yaitu sebagai bagian dari strategi pencapaian kinerja organisasi dan kebutuhan pengembangan kompetensi individu. Supaya tidak bingung, saya sajikan gambaran dua pola pengembangan kompetensi sebagai berikut (seharusnya saya terangkan lebih detail dua gambar ini, tapi ini lagi dikerjar2 deadline KTI, jadi kapan2 saya edit postingan ini ya friends) :

Melekat Pada Pelatihan
Melekat Pada Individu atau Organisasi

Jika melihat dua pola tadi, tergambar bagaimana pentuingnya peran WI di sana di setiap tahapan pengembangan kompetensi. Maka dari itu, sangat penting adanya COP bagi WI agar setiap pengalaman dalam berpartisipasi pada pengembangan kompetensi dapat dibagikan kepada WI lainnya yang belum pernah atau akan melaksanakan kegiatan serupa. So, my dear fellow Widyaiswara, let’s share our expertise and together we’ll leverage our power!

Konsep Dasar Tata Naskah Dinas

Standar Kompetensi: Menerangkan Kerangka Umum Tata Naskah Dinas dengan tepat

I. LATAR BELAKANG DAN DASAR Tata Naskah Dinas

Berbicara tentang pengelolaan naskah dinas berarti kita perlu membahas terlebih dahulu dua hal yaitu administrasi umum di perkantoran dan komunikasi tertulis  yaitu naskah dinas atau surat. Surat adalah pernyataan tertulis atau tercetak yang dibuat dengan maksud menyampaikan berita atau informasi kepada pihak lain. Jadi dalam pengertian tadi, surat terkait dengan komunikasi karena surat menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Selain  sebagai alat komunikasi , surat berfungsi pula sebagai:

  1. petunjuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan informasi yang terkandung di dalamnya;
  2. permintaan atau permohonan melakukan sesuatu sesuai dengan kepentingan organisasi yang bersangkutan;
  3. bahan bukti telah dilakukan suatu tindakan atau transaksi tertentu; dan
  4. alat pengingat tentang segala sesuatu yang pernah dilakukan.

Dari beberapa fungsi surat yang disebutkan di atas, terlihat begitu pentingnya naskah dinas dalam mendukung kelancaran arus komunikasi dan informasi antar unit organisasi (instansi) Pemerintah dalam pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan. Terlebih lagi jika kita tambahkan beberapa karakteristik naskah dinas pada organisasi pemerintah yaitu berbentuk hukum (sifat tindakan hukum pada pekerjaan pemerintahan), mencerminkan tanggung jawab; dan bersifat resmi (formal). Maka dari itu diperlukan adanya suatu acuan atau pedoman umum penyelenggaraan administrasi umum sebagai acuan penyusunan pedoman naskah dinas yang sesuai dengan unit organisasi yang bersangkutan. Selama ini semua organisasi pemerintah mengacu kepada peraturan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan yang dasar terakhir penyusunan TND Kemneterian Kementerian Keuangan adalah Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014   tentang Pedoman Tata Naskah Dinas. Dengan mengacu pada peraturan tersebut, Kementerian Keuangan  perlu pula menyusun kembali Pedoman Tata Naskah Dinas yang dapat digunakan secara internal maupun eksternal Kementerian Keuangan. Ini dilakukan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam administrasi kantor serta komunikasi antar unit organisasi di lingkungan Kementerian Keuangan. Hal inilah yang menjadi latar belakang pengaturan pengelolaan dan penggunaan Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Keuangan.

2.       Perubahan Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Keuangan

Sejalan dengan perubahan peraturan yang diberlakukan oleh ANRI, maka Peraturan Menteri Keuangan tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Keuangan turut berubah menurut dinamika ketentuan yang sedang berlaku. Arsip Nasional Republik Indonesia memang merupakan lembaga yang berwenang mengatur pedoman tata naskah dinas bagi lembaga negara, kementerian/lembaga, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, dan/atau Badan Usaha Milik Negara/Badan Usaha Milik Daerah. Ketika terjadi perubahan peraturan dari ANRI, maka otomatis peraturan TND di Kementerian Keuangan selalu menyesuaikan.

Untuk singkatnya, perhatikan gambar di bawah ini yang merangkum dinamika perubahan peraturan tentang pengelolaan tata naskah dinas di Kementerian Keuangan.

Gambar 1:

Perubahan Peraturan tentang TND Kemenkeu

Dalam Kegiatan Belajar 1 ini kita bahas lebih lanjut hanya perubahan terakhir yaitu PMK Nomor 136/PMK.01/2018 jika dibandingkan dengan peraturan terdahulunya yaitu PMK 181/PMK.01/2014. Perbedaan mendasar dari kedua ketentuan tersebut telah kita rangkum dalam tabel berikut ini:

No.MATERIPMK No. 181/2014PMK No. 136/2018Keterangan
1Jenis Naskah  DinasNaskah Dinas Arahan Naskah Dinas                    Korespondensi Naskah Dinas Khusus Laporan Telaahan Staf Formulir Naskah Dinas LainnyaNaskah Dinas Arahan Naskah Dinas Korespondensi Naskah Dinas KhususPerubahan klasifikasi               jenis naskah dinas
2Penggunaan NIPMenggunakan NIP setelah nama lengkap pejabat yang menandatanganiTidak menggunakan NIP 
3Jenis Naskah      Dinas KhususSurat perjanjianSurat kuasaBerita acaraSurat keteranganSurat pengantarPengumuman  Surat PerjanjianSurat kuasaBerita acaraSurat keteranganSurat pengantarPengumumanLaporanTelaahan stafNotulaLembar ralat   
4Naskah dinas      lainnyaFormulirNakash Serah Terima         JabatanSurat Perjalanan Dinas  Tidak diaturFormulir jarang  digunakanNaskah Serah Terima         Jabatan menggunakan       format Berita Acara  
5Naskah Dinas   TeknisBelum diaturDiatur satu pasal tersendiri   untuk mengakomodasi          naskah dinas teknis yang       format dan kegunaannya        diatur dengan peraturan        yang lebih tinggi/sederajat. Misal: Format kajian ilmiah oleh   peneliti menggunakan      aturan LIPIPenggunaan lambang      negara untuk surat            keterangan pelatihan       mengikuti aturan LAN   
6Naskah Dinas  KorespondensiNaskah Dinas Korepondensi intern: ditujukan kepada pejabat lain di lingkup internal di dalam   unit organisasi yang bersangkutan. Naskah Dinas Korespondensi    Ekstern: ditujukan kepada pihak  lain di luar unit organisasi yang  bersangkutanNaskah Dinas Korespondensi intern: ditujukan kepada          atasan, pejabat setingkat,      atau bawahan di lingkungan           Kementerian Keuangan. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern: ditujukan kepada       pihak lain di luar Kementerian KeuanganPerubahan ruang      lingkup naskah dinas intern
7Naskah Dinas  Korespondensi InternNota DinasMemorandumHanya ada Nota DinasPenghapusan          Memorandum
8Pengaturan     TembusanTidak diaturDiatur lebih spesifik pada       pasal 43 
9TNDETidak diaturDiatur dalam bab tersendiri (Bab IV) sebagai payung hukum   untuk NADINE 2.0 
10Kode PenunjukPola penulisan Kode Penunjuk    (Kp.) SJ.2/SJ.23/2014.1Kp. SJ/SJ.23/2014Perubahan dengan penghapusan nomor berkas setelah tahun
11Tingkat            keamananSangat RahasiaRahasiaBiasaSangat RahasiaRahasiaTerbatasBiasaPenambahan klasifikasi tingkat keamanan sesuai dengan Perka ANRI Nomor 17 Tahun   2011
12Penggunaan    EjaanEjaan yang digunakan di dalam naskah dinas adalah Ejaan Bahasa Indonesia (EYD) yang     ditetapkan dengan Keputusan    Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 46 Tahun 2009 tanggal   31 Juli 2009 tentang Pedoman   Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan dan Keputusan Menteri Pendidikan     dan Kebudayaan Nomor 0389/U/1988 tanggal 11 Agustus 1988 tentang Pedoman Umum Pembentukan Istilah.Ejaan yang digunakan dalam   naskah dinas adalah Pedoman Umum Ejaan Bahasa               Indonesia (PUEBI)  yang         ditetapkan dengan Peraturan Menteri Pendidikan dan          Kebudayaan (Permendikbud) RI Nomor 50 Tahun 2015         tentang Pedoman Umum        Ejaan Bahasa Indonesia.Istilah EYD sudah berubah
13Pengamanan Naskah Dinas dengan tingkat keamanan       tertentuTanpa seri pengaman dan security printingTerdapat opsi pemberian nomor seri pengaman dan security printingPengaturan nomor seri pengaman dan security printing
14Matriks Kewenangan Penandatanganan     Naskah DinasKewenangan Staf Khusus Menteri, Tenaga Pengkaji, pejabat pada unit              organisasi noneselon, dan pejabat fungsional belum   terakomodasiKewenangan Staf Khusus      Menteri, Tenaga Pengkaji,      pejabat pada unit organisasi     noneselon, dan pejabat fungsional belum terakomodasiMenambah kewenangan staf khusus Menteri, Tenaga Pengkaji, pejabat pada organisasi noneselon, dan pejabat fungsional
15Pengaturan                      penandatanganan      verbal naskah dinasTidak diaturMenambah pengaturan          penandatanganan verbal        naskah dinasHal ini sekaligus untuk         mengakomodasi verbal        naskah dinas berupa            Peraturan dan                Keputusan
16Mekanisme pelimpahan                kewenangan                    penandatanganan  naskah dinasDiatur mekanisme atas        nama (a.n.), untuk beliau,  atas nama untuk beliau          (a.n. dan u.b.)Hanya mengatur mekanisme atas nama (a.n.) dan untuk beliau (u.b)Dalam penjelasan Pasal 14 UU Nomor 30 Tahun 2014,   wewenang Mandat               dilaksanakan dengan          menyebut atas nama (a.n),    untuk beliau (u.b),            melaksanakan mandat (m.m), dan melaksanakan tugas (m.t). Sehingga   kedudukan atas nama (a.n.) dan untuk beliau (u.b) adalah sama.         
17Checklist (petunjuk)       pada lembar disposisiBelum ada kolom tujuan       kepada Jabatan Fungsional pada lembar disposisiPenambahan kolom tujuan kepada Jabatan Fungsional pada lembar disposisiPenambahan contoh pengaturan checklist/ petunjuk kepada Pejabat Fungsional

II. PENGERTIAN TATA NASKAH DINAS

a.       Beberapa Pengertian Terkait Tata Naskah Dinas Kementerian Keuangan

Dalam Kegiatan Belajar 1 telah kita bahas tentang pengertian surat. Pada Kegiatan Belajar ini kita akan perdalam lagi dengan beberapa pengertian terkait tata naskah dinas. Yang pertama yaitu pengertian naskah dinas.  Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Keuangan dalam rangka menyelenggarakan tugas pemerintahan di bidang keuangan dan kekayaan negara.

Selanjutnya kita membahas Tata Naskah Dinas yang biasa disingkat TND. Tata Naskah Dinas merupakan salah satu jenis kegiatan yang termasuk dalam Administrasi Umum. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi TND, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

TND sendiri adalah pengelolaan Naskah Dinas yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Tata pengelolaan ini dibuat agar terjadi kelancaran komunikasi tertulis dalam penyelenggaraan pemerintahan umum dan pembangunan, mencapai keterpaduan pengelolaan naskah dinas antar instansi pemerintah, serta mewujudkan pengelolaan kearsipan yang efektif dan efisien. Menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor 136/PMK.01/2018, TND berfungsi untuk:

  1. mencapai kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran penyelenggaraan TND;
  2. mewujudkan keterpaduan pengelolaan TND dengan unsur lainnya dalam lingkup               Administrasi Umum;
  3. tercapainya kelancaran komunikasi tertulis yang efektif dan efisien antar unit organisasi di lingkungan Kementerian Keuangan maupun dengan Instansi atau Pihak Lain dalam penyelenggaraan urusan tertentu dalam pemerintahan;
  4. memudahkanpemantauan (monitoring) pemrosesan Naskah Dinas;
  5. mencapai efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan TND; dan
  6. mengurangi frekuensi terjadinya inefektivitas pemrosesan  penyelenggaraan TND.

III. MAKSUD DAN TUJUAN PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

  1. Maksud Pedoman Tata Naskah DInas

Sebagaimana telah kita ketahui pada Kegiatan Belajar 1, Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Keuangan dimaksudkan sebagai acuan pembuatan dan pengelolaan tata naskah dinas setiap unit organisasi Eselon I di lingkungan Kementerian Keuangan. Dengan demikian, pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Keuangan   dimaksudkan untuk mengatur pedoman TND yang berlaku di Kementerian Keuangan.

  • Tujuan Pedoman Naskah Dinas

Sejalan dengan maksud di atas, Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Keuangan bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien antarunit organisasi di lingkungan Kementerian Keuangan atau dengan instansi lain di luar Kementerian Keuangan dalam penyelenggaraan urusan tertentu dalam pemerintahan.

Menurut Peraturan Menteri Keuangan Keuangan Nomor 136/PMK.01/2018, tujuan pengaturan pedoman TND di lingkungan Kementerian Keuangan adalah:

  1. tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran penyelenggaraan TND;
  2. terwujudnya keterpaduan pengelolaan TND dengan unsur lainnya dalam lingkup               Administrasi Umum;
  3. tercapainya kelancaran komunikasi tertulis yang efektif dan efisien antar unit organisasi di lingkungan Kementerian Keuangan, dan unit organisasi di lingkungan Kementerian Keuangan dengan Instansi atau Pihak Lain dalam penyelenggaraan urusan tertentu  dalam pemerintahan;
  4. kemudahan pemantauan (monitoring) pemrosesan Naskah Dinas;
  5. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan TND; dan
  6. mengurangi frekuensi terjadinya inefektivitas pemrosesan  penyelenggaraan TND.

IV. ASAS-ASAS TATA NASKAH DINAS

1.       Asas-Asas Tata Naskah Dinas

Dalam mengelola Tata Naskah Dinas kita perlu berpegang pada beberapa asas. Asas adalah dasar atau hukum dasar (Kamus Besar Bahasa Indonesia), atau prinsip dasar yang menjadi acuan berpikir dalam mengambil keputusan-keputusan yang penting di dalam hidupnya. Pengelolaan TND yang taat asas dapat diartikan kegiatan tersebut tidak menyimpang atau bertentangan dengan kaidah dan acuan berpikir yang disepakati.

Menurut Pasal 4 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 136 / PMK. 0 1 / 20 18 asas yang harus diperhatikan dalam TND meliputi:

a. asas efektif  dan efisien, yaitu penyelenggaraan TND perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar Naskah Dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas;

b. asas pembakuan, yaitu Naskah Dinas diproses berdasarkan tata cara dan bentuk yang telah dibakukan;

c. asas pertanggungjawaban, yaitu penyelenggaraan TND dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, penulisan, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan;

d. asas keterkaitan, yaitu kegiatan penyelenggaraan TND dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum;  

e. asas kecepatan dan ketepatan, yaitu Naskah Dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi; dan

f. asas keamanan, yaitu TND harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.

PENUTUP

Tata Naskah Dinas sangat diperlukan guna tertib administrasi di lingkungan Kementerian Keuangan. Dengan TND maka akan dicapai kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran penyelenggaraan TND serta akan terwujud keterpaduan pengelolaan TND dengan unsur lainnya dalam lingkup Administrasi Umum. Selain itu TND melancarkan komunikasi tertulis yang efektif dan efisien antar unit organisasi di lingkungan Kementerian Keuangan, dan unit organisasi di lingkungan Kementerian Keuangan dengan Instarsi atau pihak Lain dalam penyelenggaraan urusan tertentu dalam pemerintahan. Dengan TND akan terdapat kemudahan pemantauan pemrosesan Naskah Dinas sehingga tercapai efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan TND yang mengurangi frekuensi terjadinya inefektivitas pemrosesan penyelenggaraan TND.

Setelah memahami Konsep Dasar Tata Naskah Dinas ini, maka Anda perlu melanjutkan lagi ke pembelajaran pada Modul berikutnya yaitu Jenis dan Format Naskah Dinas. Selamat belajar.

Welcoming the Islamic New Year 1433 Hijriah





Today is the last day of the year 1442 Hijriah. Allah SWT has given us so many memories this Islamic year. Tears, laughters, ups and downs are all combined in the realm of daily trials and tests. I am so sorry if all these times there have been many wounds to many hearts that I cause. Maybe that’s because we are all human who are ignorant and full of negligence. We keep making mistakes, intentional or unintentional. Sometimes the words are spoken and bad deeds happen without realizing. The bad is from us and the good is only from Allah سبحانه وتعالى.

I lost so many people in my life: my dearest father, my cousin Pipiet, my uncle Kusbagyo, my aunt Bude Kustini, my cousin in law Mustakiem, my cousin Bayu, and still many more distant relatives that I cant remember. My former students passed away, too: Ms Fitri and Dodi, and just last week my 3 work buddies that I have known in my entire worklife met our Maker: Mas Santoso, Mas Purwiyadi, and ibu Nuraini. I know them have been strugling with their diseases: diabetes, hypertension, and kidney failure, but they never show their pain and strugling. They even encourage us to value our health and cherish the people around us.

Just too much sadness that I come across every day, but I still thank Allah for giving us the strength to keep carrying on. I am holding on to my wish that we all get over this pandemic soon. We will always work with more responsibility and compassion from now on, don’t let sadness and anger take our spirit. I sincerely am praying that we never fall into the evil’s grasp and give in to our temptations for sinning, cause there are always things that make us deperate everday.

Allahu Rabbi, I pray to you that my loyalty towards Islam increases every day! Happy Islamic new 2021 year friends! May each day of Hijriah 1443 come with love and peace, and bring us closer to Allah SWT. Wish you a year full of Allah’s mercy. Aamiin.





Sugeng Tindak, Bapak…

Bapak ngapunten saya nggak bisa pulang ke Malang ketika tahu Bapak gerah, nyuwun duka sanget. Amargi PPKM mboten saget ngajuin cuti tahunan, langsung ditolak sistem HRIS. Ngapunten sanget saya nggak terpikir ambil CP saja. Saya kira Bapak kuat, kayak selama ini seolah nggak ada penyakit dekat-dekat Bapak, atau kalau gerah paling sehari-dua hari sudah segar kembali seperti sedia kala. Wong cuma dikabari sakit perut saja sama kurang selera dhahar. Katanya masih bisa masuk makanan tapi sedikit-sedikit. Nggak ada yang bilang Kung dhahar mesti didulang, susah bangun ke KM, sholatnya pun cuma bisa duduk. Pas terakhir kita video call minggu lalu Bapak gak ngendhikan apa-apa, cuma mesem terus, kayak nggak mau nyusahin kita. Tahu gitu aku bakal izin aja dan pulang ke Malang, Kung, menawi Kung dhawuh aku pasti pulang nggak pakai nawar, mesti takut sama Covid 19 yang masih mengepung kita semua…. Akhirnya kersane Gusti Allah SWT Bapak kapundhut juga, ngendikane dokter itu serangan jantung. Jam 23.17 Minggu 18 Juli 2021 dokter bilang sudah positif tiada…

Innalillahi wa inna ilaihi raji’un, wa inna ila rabbina lamunqalibun, allahummaktubhu ‘indaka fil muhsinin, waj’al kitabahu fi ‘illiyyiin, wakhlufhu fi ahlihi fil ghabirin, wa la tahrimnaa ajrahu wala taftinna ba’dahu.

Bapak, kok sae sangat kundhuripun Pak, katimbalan sowan wonten ngarsanipun Gusti Allah SWT pas kathah tiyang shaum Arofah. Bapak nggak pernah absen shaum Arofah, sama jadi Panitia Idul Qurban, ya Pak. Saya baru tahu juga tahun 2021 ini bapak sudah qurban satu sapi sendiri buat mewakili keluarga besar kita. Masyaallah, semoga ini adalah pertanda husnul khotimah, Pak, aamiin…Jammah Masjid Nailul Haman dan Nurul Qolbi pasti kelangan Bapak, karena Bapak yang biasanya ngimami 5 waktu dan yang biasanya mimpin tahlilan warga Kec Kedung Kandang. Kalo Bapak kapundhut masa PPKM begini, kami saja anak-cucu yang tahlilan ya Kung…shodaqoh tahlilan tetap kita bagi-bagi saja buat tetangga-tetangga sama jamaah masjid, mugi Bapak kerso.

Bapak istirahat di sana yang tenang ya Pak, semoga ketemu Ibu rahimahullah. Anak-anak dan cucu-cucu sudah besar semua, doa kami:

Allaahummaghfir lahu warham hu wa’aafi hii wa’fu anhu wa akrim nuzula hu wa wassi’ madkhola hu waghsil hu bilmaai wats-tsalji walbarodi wanaqqi hi minal khothooyaa kamaa yunaqqots tsaubul abyadlu minaddanasi wa abdil hu daaron khoiron min daari hi wa ahlan khoiron min ahli hi wazaujan khoiron min zaoji hi wa adkhil hul jannata wa ‘aidz hu min ‘adzaabil qobri wa fitnati hi wa min ‘adzaabin naar.

“Yaa Allah, ampunilah, rahmatilah, bebaskanlah dan lepaskanlah dia. Dan muliakanlah tempat tinggalnya, luaskanlah dia. Dan muliakanlah tempat tinggalnya, luaskanlah jalan masuknya, cucilah dia dengan air yang jernih lagi sejuk, dan bersihkanlah dia dari segala kesalahan bagaikan baju putih yang bersih dari kotoran, dan gantilan rumahnya dengan rumah yang lebih baik daripada yang ditinggalkannya, dan keluarga yang lebih baik, dari yang ditinggalkan, serta istri yang lebih baik dari yang ditinggalkannya pula. Masukkanlah dia ke dalam surga, dan lindungilah dari siksanya kubur serta fitnah nya, dan dari siksa api neraka.”

Kami sekeluarga akan selalu mendoakan Bapak dan Ibu sekaliyan

Rabbighfir li, wa li walidayya, warham huma kama rabbayani shaghira.

Sugeng tindak Bapak, Yangkung…mugi dipun tampi sedaya amal lan ibadahipun Bapak, Bapak tiyang sae sanget, banyak yang menjadi saksinya, insyaallah diparingi panggen ingkang sae saking Allah SWT, aamiin…

Jakarta, 19 Juli 2021

Pas barengan ulang tahun adik Afia, Kung.